DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ

1.    Who are we?

          1.1. BSB as Data Controller

          1.2. Data Protection Officer

2.     Scope of this Statement

3.     What information do we collect about you?

4.     Why do we need your data?

5.     Do we request your consent for processing?

          5.1. What is a lawful basis for processing?

          5.2. What are our lawful basis for processing?

6.     With which other parties do we share your personal data?

7.     Where is the data stored and processed?

8.     How long do we retain your personal data?

9.     How do we protect your personal information?

10.  What are your rights?

          10.1. Your rights in detail

          10.2. How you can exercise your or your child’s rights

11.  How can you submit questions or complaints?

12.  Amendments to this Statement

1.  Qui sommes-nous ?

1.1. La BSB en tant que Responsable du traitement des données

Par la présente Déclaration (ci -après la « Déclaration »), nous souhaitons vous informer du comment et du pourquoi de la collecte et du traitement de vos données personnelles par la British School of Brussels (« BSB »), une organisation à but non lucratif de droit belge, ayant son siège social en Belgique, Pater Dupierreuxlaan 1, à 3080 Tervuren, et enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0408.705.045 (ci-après collectivement dénommée « nous » ou « l’école »).

Nos coordonnées figurent au point 11 de la présente Déclaration.

Nous sommes responsables du traitement des données personnelles que nous demandons et utilisons. En tant que responsable du traitement des données, nous prenons les mesures qui garantissent que vous :

  • continuez à être informé du traitement par nos soins de vos données personnelles et de vos droits;
  • conservez le contrôle des données personnelles que nous traitons;
  • êtes en mesure d’exercer vos droits relatifs à vos données personnelles. Plus d’informations à propos de vos droits figurent au point 10 de la présente Déclaration.

1.2. Responsable de la protection des données

Nous avons également désigné un Responsable de la protection des données. Il s’agit d’un expert en matière de protection des données personnelles, qui représente une garantie supplémentaire pour veiller au traitement correct de vos données personnelles par nos soins. Vous pouvez contacter le Responsable de la protection des données par les voies indiquées au point 11 de la présente Déclaration. 

2.  Portée de la présente déclaration

La présente Déclaration concerne le traitement par l’école des données personnelles concernant les potentiels, actuels et anciens élèves et leurs parents (ci-après dénommés « vous » et, lorsqu’il s’agit de la relation d’un parent avec son enfant, « votre enfant »).

3.  Quelles sont les informations que nous recueillons sur vous ?

Par « données personnelles », on entend toutes les informations vous concernant en tant que personne physique vivante. Les données personnelles que nous recueillons, traitons et stockons comprennent des informations telles que :

  • noms, adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail et autres coordonnées ;
  • renseignements familiaux ;
  • dossiers scolaires, disciplinaires et autres documents relatifs à l’éducation, informations à propos des besoins pédagogiques spécifiques, références, données d’évaluation, dossiers et notes ;
  • données sur l’éducation et l’emploi ;
  • images, enregistrements audio et vidéo (pour les fêtes scolaires et le marketing) ;
  • informations financières ;
  • informations du passeport
  • écoles précédemment fréquentées (le cas échéant).

Nous collectons et traitons également les données dites sensibles, à savoir :

  • données personnelles telles que la religion ;
  • informations sur la santé.

4.  Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?

L’école traitera vos données personnelles à des fins contractuelles, légales et d’intérêt public ou légitime, notamment :

  • pour gérer votre contrat avec l’école
  • pour dispenser et gérer l’éducation de votre enfant, consigner les données à propos des études de votre enfant et déterminer et/ou confirmer ses réussites
  • pour communiquer efficacement avec vous par la poste, par e-mail et par téléphone, y compris pour la diffusion de la newsletter de l’école
  • pour promouvoir l’école sur notre site Internet ou sur les réseaux sociaux contrôlés par l’école, dans le prospectus de l’école et autres publications et communications diffusées par l’école
  • pour établir, exercer, défendre et indemniser nos droits ou ceux des personnes qui peuvent nous représenter, par exemple en cas de litiges
  • pour gérer les aspects financiers de votre relation avec nous
  • pour vous fournir des services informatisés
  • pour vous fournir des infrastructures et des services (p. ex. sport, bibliothèques, hébergement)
  • pour vous permettre de participer à des événements (p. ex. réceptions, remise des diplômes)
  • pour assurer la sécurité (y compris la vidéosurveillance), la gouvernance, la discipline, les plaintes, les processus et les dispositions en matière d’audit et d’assurance de la qualité
  • pour répondre à vos besoins en matière de formation, de santé, de sécurité, de bien-être et de religion
  • pour compiler des statistiques et mener des enquêtes et des recherches à des fins de reporting interne et réglementaire
  • pour remplir et superviser nos responsabilités en vertu des lois sur l’égalité, l’immigration et la sécurité publique
  • pour nous permettre de contacter d’autres personnes en cas d’urgence (nous supposerons que vous aurez informé ces personnes avant de nous fournir leurs coordonnées).

Notre site Internet www.britishschool.be utilise des cookies, qui sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil, et des technologies similaires. Vous trouverez plus d’informations sur l’utilisation des cookies dans notre Déclaration sur les cookies, disponible sur le site Internet ci-dessus.

5.  Demandons-nous votre consentement pour le traitement ?

5.1.  Quelles bases légales existe-t-il pour le traitement ? 

Nous devons disposer d’une base légale valable pour le traitement des données personnelles. Il existe six bases légales pour le traitement. Au moins l’une d’entre elles doit s’appliquer chaque fois que nous traitons vos données personnelles :

  • Consentement : vous avez donné votre consentement explicite pour le traitement de vos données à des fins spécifiques
  • Contrat : le traitement est nécessaire pour un contrat que nous avons conclu avec vous, ou parce que vous nous avez demandé de prendre des mesures spécifiques avant de conclure un contrat
  • Obligation légale : le traitement est nécessaire pour rester en conformité avec la législation
  • Intérêts vitaux : le traitement est nécessaire pour protéger la vie d’une personne
  • Tâche publique : le traitement est nécessaire à l’exécution d’une tâche d’intérêt public ou pour des fonctions officielles, et la tâche ou la fonction a une base légale claire
  • Intérêts légitimes : le traitement est nécessaire pour nos intérêts légitimes, à moins qu’il n’y ait une bonne raison de protéger vos données personnelles, qui l’emporte sur ces intérêts légitimes. (Ceci ne peut pas s’appliquer si vous êtes une autorité publique traitant des données pour accomplir vos tâches officielles.)

Aucune base n’est « meilleure » ou plus importante que les autres. Le choix de la base la plus appropriée dépendra de la finalité du traitement et de notre relation avec vous.

5.2.  Quelles sont nos bases légales pour le traitement ?

Nous considérons que le traitement de vos informations personnelles aux fins mentionnées au point 4 de la présente Déclaration est soit nécessaire à l’exécution de nos obligations contractuelles avec vous (par exemple, pour gérer l’éducation, l’expérience et le bien-être de votre enfant pendant sa scolarité à la BSB), soit nécessaire au respect d’une obligation légale (par exemple, le contrôle des visas), soit nécessaire à l’exécution de tâches que nous accomplissons dans l’intérêt public (par exemple, enseignement et recherche), soit nécessaire à la poursuite des intérêts légitimes de l’école ou d’une organisation externe (par exemple, pour la diffusion de newsletters pertinentes).

Si nous avons besoin de votre consentement pour toute utilisation spécifique de vos informations personnelles, nous les recueillerons au moment opportun et vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment. Si nous avons besoin de votre consentement pour une certaine activité de traitement, un formulaire de consentement vous sera fourni, c’est-à-dire à vous les parents et/ou aux élèves matures, sous l’une des formes suivantes :

  • formulaires de consentement sur papier ;
  • formulaires de consentement électroniques ;
  • demandes numériques pour obtenir le consentement.

Lorsque nous vous demandons des informations sensibles, telles que celles concernant votre nationalité, votre religion ou votre état de santé/handicap, vous avez normalement la possibilité de refuser de donner votre consentement en ne fournissant pas lesdites informations.

6. Avec quels autres tiers partageons-nous vos données personnelles ?

L’école partagera vos données avec les personnes et/ou entités suivantes :

  • Nous partageons les données personnelles avec nos employés, mais uniquement avec ceux qui en ont effectivement besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Ces employés agissent sous notre supervision et notre responsabilité.
  • Nous faisons également appel à des fournisseurs externes qui ont des contrats avec l’école, par exemple : 
    • catering
    • photographe
    • fournisseur de soins de santé
    • contractant IT
    • fournisseur de logiciels.

Étant donné que ces tiers ont accès aux données personnelles dans le cadre des services et/ou produits que nous avons commandés, nous veillons à ce que des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles soient prises pour que vos données personnelles ne soient traitées et utilisées qu’aux fins énoncées au point 3 de la présente Déclaration.

  • Nous pouvons être légalement obligés de fournir vos données personnelles aux commissions d’examen, aux autorités administratives ou aux autorités judiciaires.

7. Où les données sont-elles stockées et traitées ?

En principe, vos données ne seront pas transférées en dehors de l’UE. Dans tous les cas, nous veillerons à ce que les exigences légales minimales et les normes de sécurité soient respectées en tout temps. Si nous soupçonnons que vos données seront stockées et traitées en dehors de l’UE, nous veillerons à ce que le niveau de protection utilisé soit le même qu’au sein de l’UE, par exemple en passant des contrats avec ces entités non -UE selon un modèle approuvé par la Commission européenne. Si ce même niveau de protection ne peut pas être garanti, nous vous demanderons votre consentement explicite avant le transfert de vos données ou de celles de votre enfant en dehors de l’UE.

En ce qui concerne les voyages internationaux en dehors de l’UE que l’école organise pour votre enfant, nous vous contacterons toujours pour obtenir votre consentement. Le cas échéant, le consentement sera limité dans le temps et dans son contenu.

8.  Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins pour lesquelles les données doivent être utilisées, comme indiqué au point 4 de la présente Déclaration. Dès que vos données ne seront plus nécessaires et que nous n’aurons plus l’obligation légale de les conserver, nous effacerons définitivement ou, si cela n’est pas possible, anonymiserons les données dans nos systèmes.

Étant donné que la nécessité de conserver les données peut varier en fonction du type de données et de la finalité du traitement, les délais de conservation réels peuvent varier considérablement.

Nous vous informons par la présente que nous tenons compte, entre autres, des critères suivants pour déterminer les délais de conservation:

  • pendant combien de temps les données personnelles sont-elles nécessaires pour fournir le service demandé ?
  • nous a-t-on donné l’autorisation de prolonger le délai de conservation ?
  • avons-nous une obligation légale, contractuelle ou assimilée de conserver les données ?

Dans tous les cas, vos données personnelles seront conservées et utilisées aussi longtemps que nécessaire pour respecter nos obligations légales, pour régler des litiges ou pour faire respecter nos accords. 

9.  Comment protégeons-nous vos informations personnelles ?

Vos données personnelles sont considérées comme étant strictement confidentielles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles fournies et collectées contre la destruction, la perte, l’altération involontaire, les dommages, l’accès accidentel ou illégal ou contre tout autre traitement non autorisé. 

10.  Quels sont vos droits ? 

10.1. Vos droits en détail

i. Le droit d’accéder à vos données personnelles ou à celles de votre enfant

Vous avez le droit d’accéder et de consulter les données personnelles, les vôtres ou celles de votre enfant, que nous traitons. À cet effet, si vous en faites la demande, nous vous fournirons gratuitement une copie de vos données personnelles

ii. Le droit de modifier vos données personnelles ou celles de votre enfant 

A tout moment, vous avez le droit de faire supprimer ou corriger des données personnelles incorrectes, incomplètes, inappropriées ou périmées. Si vous contestez l’exactitude de vos données personnelles ou de celles de votre enfant, vous pouvez demander une restriction de leur traitement pendant une période nous permettant de vérifier l’exactitude de celles-ci.

iii. Le droit de révoquer votre consentement

Si le traitement se base sur votre consentement, vous avez le droit de révoquer ce consentement à tout moment.

iv. Le droit de s’opposer à certains traitements

Si vos données personnelles sont traitées sur la base d’un intérêt public ou de notre intérêt légitime (par exemple à des fins statistiques), vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons liées à votre situation spécifique. Dans ce cas, nous cesserons de traiter les données personnelles sauf (i) pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits légaux, ou (i) si nous démontrons des raisons impérieuses et légitimes pour le traitement qui l’emportent sur les intérêts, droits et libertés de vous ou de votre enfant. Si vous vous opposez à une opération de traitement, vous avez le droit de requérir le traitement limité de vos données personnelles dans l’attente de vérifier si nos motifs légitimes l’emportent sur les vôtres.

v. Le droit de faire supprimer vos données personnelles ou celles de votre enfant

Vous avez le droit de faire supprimer vos données personnelles ou celles de votre enfant. Sur cette base, si vous ne souhaitez plus avoir de relation avec nous, vous pouvez nous demander de cesser d’utiliser vos données personnelles. Toutefois, nous pouvons conserver les données personnelles nécessaires à des fins de preuve.

En vertu de ce droit de suppression, vous avez également le droit de nous demander à tout moment de cesser d’utiliser vos données personnelles traitées sur la base de votre consentement ou de notre intérêt légitime. En raison d’intérêts légitimes, nous pouvons continuer à traiter vos données personnelles après avoir pesé vos intérêts par rapport aux nôtres, à moins que vous ne décidiez de mettre fin à votre relation avec nous.

vi. Le droit à la transférabilité des données

En ce qui concerne le traitement de vos données personnelles sur la base de votre consentement ou parce qu’il est nécessaire à l’exécution de votre contrat avec nous, vous pouvez nous demander de vous transmettre vos données personnelles ou celles de votre enfant - sous une forme structurée, couramment utilisée et numérique - pour vous permettre de conserver vos données à des fins de (ré)utilisation personnelle, ou de transmettre ces données directement à un autre responsable du traitement des données, dans la mesure où cela nous est techniquement possible.

vii. Le droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée, y compris le profilage

Nous n’utiliserons pas vos informations personnelles dans un processus de décision entièrement automatisé qui risquerait d’avoir une incidence sur vous.

10.2.  Comment exercer vos droits ou ceux de votre enfant ?

Pour exercer les droits susmentionnés, vous pouvez nous en faire la demande par écrit :

  • par e-mail : dpo@bdo.be
  • à l’adresse postale suivante : Attention DPO, The British School of Brussels (BSB) Pater Dupierreuxlaan 1, 3080 Tervuren, Belgique

Pour exercer votre droit, nous vous prions d’indiquer clairement le droit auquel vous souhaitez faire appel et tout traitement auquel vous vous opposez ou que vous souhaitez révoquer.

Avis important aux parents : avant de répondre à une demande concernant les données personnelles de votre enfant, nous examinerons si votre enfant est assez mature pour comprendre ses droits. Lorsqu’un enfant n’est pas considéré comme suffisamment mature, un adulte ayant la responsabilité parentale peut exercer les droits de protection des données de l’enfant en son nom. Si nous sommes convaincus que votre enfant peut comprendre ses droits, nous ne répondrons en principe qu’à votre enfant. Dans ce cas, nous vous permettrons, en tant que parent, d’exercer les droits de votre enfant en leur nom si votre enfant l’autorise ou s’il est évident que c’est dans l’intérêt supérieur de votre enfant.

11.  Comment soumettre des questions ou des plaintes ?

Si vous avez une question ou une plainte au sujet du traitement de vos données personnelles, veuillez nous contacter par les voies suivantes:

  • par e-mail : dpo@bdo.be
  • à l’adresse postale suivante : Attention DPO, The British School of Brussels (BSB) Pater Dupierreuxlaan 1, 3080 Tervuren, Belgique

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, si vous avez des commentaires sur l’exercice de vos droits ou de ceux de votre enfant ou si vous pensez que le traitement de vos données personnelles ou de celles de votre enfant n’est pas conforme à la législation, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données. Toutes les informations à ce sujet peuvent être consultées à l’adresse suivante https://www.dataprotectionauthority.be/ 

12.  Modifications apportées à la présente Déclaration

Nous pouvons modifier ou compléter cette Déclaration si nous le jugeons nécessaire. Si des modifications importantes sont apportées à la présente Déclaration, nous vous en aviserons également. Nous vous encourageons également à consulter régulièrement cette Déclaration pour savoir comment nous traitons et protégeons vos données personnelles et celles de votre enfant.

 

26-06-2018

 


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