PRIVACYVERKLARING

1.  Wie zijn wij?

1.1. BSB als datacontroller

Met deze verklaring (hierna de "Verklaring" genoemd) willen wij u meedelen waarom en hoe uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door de British School of Brussels ("BSB"), een organisatie zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel in België aan de Pater Dupierreuxlaan 1, 3080 Tervuren, en ingeschreven bij de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0408.705.045 (hierna gezamenlijk "Wij" of "de School" genoemd).

Onze contactgegevens zijn te vinden in punt 11 van deze Verklaring.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die wij opvragen en gebruiken. Als Gegevensbeheerder nemen wij de maatregelen die ervoor zorgen dat u:

  • op de hoogte blijft van onze verwerking van uw persoonsgegevens en uw rechten;
  • de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken;
  • uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kunt uitoefenen. Meer informatie over uw rechten vindt u in punt 10 van deze Verklaring.

1.2. Functionaris voor Gegevensbescherming

We hebben ook een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld. Dit is een expert op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, die een extra garantie biedt voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens door ons. U kunt contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming via de kanalen die worden beschreven in punt 11 van deze Verklaring.

 
2. Reikwijdte van deze Verklaring 

Deze verklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door de school met betrekking tot toekomstige, huidige en vroegere leerlingen en hun ouders (hierna "u" genoemd en, wanneer het gaat om de relatie van een ouder met zijn of haar kind, "uw kind").

3.  Welke informatie verzamelen wij over u?

‘Persoonsgegevens’ betekent alle informatie die betrekking heeft op u als een bepaalde levende natuurlijke persoon. De persoonsgegevens die wij verzamelen, verwerken en opslaan, omvatten onder meer informatie zoals:

  • namen, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en andere contactgegevens;
  • familiale gegevens;
  • academische, disciplinaire en andere onderwijsgerelateerde dossiers, informatie over bijzondere onderwijsbehoeften, referenties, beoordelingsgegevens en -verslagen en -cijfers;
  • gegevens over onderwijs en werkgelegenheid;
  • afbeeldingen, audio- en video-opnamen (ten behoeve van schoolfeesten en marketing);
  • financiële informatie;
  • paspoortgegevens;
  • eerder bezochte scholen (indien van toepassing).

 We verzamelen en verwerken ook de zogenaamde gevoelige gegevens, namelijk:

  • persoonsgegevens zoals religie;
  • gezondheidsgerelateerde informatie.

4.  Waarom hebben we uw data nodig?

De school zal uw persoonsgegevens verwerken voor een reeks contractuele, wettelijke en openbare of legitieme doeleinden, waaronder het volgende:

  • uw contract met de school te beheren;
  • het onderwijs van uw kind te verzorgen en te beheren, de studiegegevens van uw kind vast te leggen en zijn/haar prestaties vast te stellen en/of te bevestigen;
  • effectief met u te communiceren via post, e-mail en telefoon, met inbegrip van de verspreiding van de schoolnieuwsbrieven;
  • om de school te promoten op onze website of door de school gecontroleerde sociale media, het schoolprospectus en andere publicaties en communicaties van de school;
  • onze rechten of die van de personen die ons kunnen vertegenwoordigen vast te stellen, uit te oefenen, te verdedigen en te vrijwaren, bijvoorbeeld bij geschillen;
  • het beheren van de financiële aspecten van uw relatie met ons;
  • IT-faciliteiten aan u te leveren;
  • faciliteiten en diensten aan u te leveren (bv. sport, bibliotheken, accommodatie);
  • om uw deelname aan evenementen mogelijk te maken (bijv. functies, afstuderen);
  • te zorgen voor processen en regelingen op het gebied van beveiliging (met inbegrip van bewakingscamera’s), bestuur, tuchtrecht, klachten, audit en kwaliteitsgarantie
  • ter ondersteuning van uw vereisten op het gebied van opleiding, medische zorg, veiligheid, welzijn en religie;
  • het samenstellen van statistieken en houden van enquêtes en onderzoek voor interne en statutaire rapportagedoeleinden;
  • het voldoen aan en bewaken van onze verantwoordelijkheden op vlak van gelijke kansen, immigratie en openbare veiligheid;
  • ons in staat te stellen in geval van nood contact op te nemen met anderen (wij gaan ervan uit dat u de personen hebt gecontroleerd voordat u hun contactgegevens aan ons verstrekt).

Onze website www.britishschool.be maakt gebruik van cookies, kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen, en soortgelijke technologieën. Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in onze Cookieverklaring, zoals deze beschikbaar is gesteld op de hiervoor genoemde website.

5.  Vragen wij uw toestemming voor verwerking?

5.1.  Wat is een wettelijke basis voor verwerking?

We moeten een geldige wettelijke basis hebben om persoonsgegevens te kunnen verwerken. Er zijn zes wettelijke gronden voor verwerking beschikbaar. Minstens een van hen moet van toepassing zijn wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken:

  • Toestemming: u heeft duidelijk toestemming gegeven om uw gegevens te verwerken voor een specifiek doel
  • Contract: de verwerking is noodzakelijk voor een contract dat we met u hebben, of omdat u ons gevraagd hebt om specifieke stappen te ondernemen voor het afsluiten van een contract
  • Wettelijke verplichting: de verwerking is noodzakelijk om aan de wet te voldoen
  • Vitale belangen: de verwerking is nodig om iemands leven te beschermen
  • Openbare taak: de verwerking is noodzakelijk voor ons om een taak van algemeen belang of voor officiële functies uit te voeren, en de taak of functie heeft een duidelijke wettelijke basis
  • Rechtmatige belangen: de verwerking is noodzakelijk voor onze legitieme belangen, tenzij er een goede reden is om uw persoonsgegevens te beschermen, die deze legitieme belangen overstijgt. (Dit kan niet van toepassing zijn als u een overheidsinstantie bent die gegevens verwerkt om uw officiële taken uit te voeren.

Geen enkele basis is 'beter' of belangrijker dan de andere. Welke basis het meest geschikt is om te gebruiken hangt af van het doel van de verwerking en onze relatie met u.

5.2.  Wat is onze wettelijke basis voor verwerking?

Wij zijn van mening dat de verwerking van uw persoonsgegevens voor de doeleinden die worden genoemd in punt 4 van deze verklaring ofwel noodzakelijk is voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen met u (bijv. om de opleiding, ervaring en het welzijn van uw kind te beheren terwijl het school loopt aan de BSB), ofwel noodzakelijk is voor de naleving van een wettelijke verplichting (bijv. visumcontrole), of noodzakelijk is voor de uitvoering van taken die we uitvoeren in het algemeen belang (bijv. onderwijs en onderzoek), of noodzakelijk is voor het nastreven van de legitieme belangen van de school of een externe organisatie (bijv. om relevante nieuwsbrieven te verspreiden).

Als we uw toestemming nodig hebben voor een specifiek gebruik van uw persoonsgegevens, zullen we deze te zijner tijd verzamelen en kunt u deze te allen tijde intrekken. In het geval dat wij uw toestemming nodig hebben bij een bepaalde verwerkingsactiviteit, wordt er een toestemmingsformulier aan u, d.w.z. ouders en/of volwassen studenten, verstrekt onder een van de volgende vormen:

  • toestemmingsformulieren op papier;
  • toestemmingingsformulieren in elektronische vorm;
  • digitale toepassingen om toestemming te verkrijgen.

Wanneer wij om gevoelige informatie vragen, zoals informatie over uw nationaliteit, godsdienst of gezondheid/ handicap, hebt u normaal gesproken de mogelijkheid uw toestemming te weigeren door deze niet te verstrekken.

6.  Met welke andere partijen delen wij uw persoonsgegevens?

De school zal uw gegevens delen met de volgende personen en/of entiteiten:

  • We delen persoonsgegevens met onze medewerkers, maar alleen degenen die daadwerkelijk toegang nodig hebben om hun taken uit te voeren, hebben toegang tot uw gegevens. Deze medewerkers handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
  • We doen ook een beroep op externe leveranciers die een contract hebben met bijvoorbeeld de school:
    • catering
    • fotograaf
    • zorgverlener
    • IT-leverancier
    • IT-softwareprovider. 

Aangezien dergelijke derden toegang hebben tot persoonsgegevens in het kader van de diensten en/of producten waarom wij hebben verzocht, en wij ervoor zorgen dat technische, organisatorische en contractuele maatregelen worden genomen zodat uw persoonsgegevens alleen zullen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld in punt 3 van deze verklaring.

  • We kunnen wettelijk verplicht worden om uw persoonsgegevens te verstrekken aan examencommissies, administratieve autoriteiten of gerechtelijke autoriteiten.

7.  Waar worden de gegevens opgeslagen en verwerkt?

Uw gegevens worden in principe niet buiten de EU getransporteerd. We zullen er in ieder geval voor zorgen dat de wettelijke minimumvereisten en veiligheidsnormen te allen tijde worden nageleefd. Als we vermoeden dat uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en verwerkt, zullen we ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gebruikt als binnen de EU, bijvoorbeeld door met die niet-EU-entiteiten contracten te sluiten volgens een model dat is goedgekeurd door de Europese Commissie. Als hetzelfde beschermingsniveau niet kan worden gegarandeerd, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming voordat uw gegevens of die van uw kind buiten de EU worden doorgegeven.

Voor internationale reizen buiten de EU die de school voor uw kind organiseert, zal er altijd contact met u worden opgenomen. De toestemming wordt, indien nodig, beperkt in tijd en inhoud.

8.  Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij slaan uw gegevens alleen op voor zover dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden gebruikt, zoals vermeld in punt 4 van deze Verklaring. Zodra uw gegevens niet langer nodig zijn en wij geen wettelijke verplichting meer hebben om ze te bewaren, wissen we ze permanent of,

Aangezien de noodzaak om gegevens te bewaren kan verschillen naar gelang van het soort gegevens en het doel van de verwerking, kunnen de werkelijke bewaartermijnen aanzienlijk verschillen.

Wij kunnen u hierbij meedelen dat wij bij het bepalen van de bewaartermijnen onder andere rekening houden met de volgende criteria:

  • hoe lang zijn de persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienst te kunnen verlenen?
  • hebben we toestemming gekregen voor een langere bewaartermijn?
  • hebben we een wettelijke, contractuele of soortgelijke verplichting om de gegevens te bewaren?

Uw persoonsgegevens worden in ieder geval zolang als nodig bewaard en gebruikt om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of om onze overeenkomsten af te dwingen.

9.  Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, onbedoelde of onrechtmatige toegang of enige andere onbevoegde verwerking.

10.  Wat zijn uw rechten? 

10.1.  Uw rechten in detail

i. Het recht op toegang tot de persoonsgegevens van u of uw kind

U hebt recht op toegang tot en inzage in de door ons verwerkte persoonsgegevens van u of uw kind. Op verzoek bezorgen wij u gratis een kopie van uw persoonsgegevens in dit verband.

ii. Het recht om uw persoonsgegevens of die van uw kind te corrigeren

U  hebt   te   allen   tijde   het   recht  om   onjuiste,   onvolledige,   ongepaste   of   verouderde persoonsgegevens te laten wissen of corrigeren. Als u de juistheid van uw persoonsgegevens of die van uw kind betwist, kunt u verzoeken om een beperking van de verwerking ervan gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van uw persoonsgegevens te verifiëren.

iii. Het recht om uw toestemming in te trekken

Als de verwerking op uw toestemming is gebaseerd, hebt u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.

iv. Het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een openbaar belang of ons legitieme belang (bijvoorbeeld voor statistische doeleinden), hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Wij zullen de persoonsgegevens dan niet langer verwerken, tenzij

  • voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen, of (i) als wij dwingende legitieme gronden voor de verwerking aantonen die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van uw kind.

Als u bezwaar hebt gemaakt tegen een verwerking, kunt u ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in afwachting van de verificatie of onze legitieme gronden voorrang hebben op die van u.

v. Het recht om uw persoonsgegevens of die van uw kind te laten wissen

U hebt er recht op dat uw persoonsgegevens worden gewist. Op basis hiervan kunt u, als u geen relatie meer met ons wenst te hebben, ons vragen uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken. We kunnen echter persoonsgegevens bewaren die nodig zijn voor bewijsdoeleinden. Op grond van dit recht op verwijdering hebt u ook het recht om ons te allen tijde te vragen uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken die worden verwerkt op basis van uw toestemming of onze legitieme belangen. Vanwege legitieme belangen kunnen wij uw persoonsgegevens blijven verwerken na afweging van uw belangen tegen die van ons, tenzij u besluit uw relatie met ons te beëindigen.

vi. Het recht op gegevensportabiliteit

Met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming, of omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van uw overeenkomst met ons, kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens of die van uw kind aan u door te geven - in een gestructureerde, algemeen gebruikte en digitale vorm - zodat u uw gegevens voor persoonlijk (her)gebruik kunt bewaren, of om deze gegevens rechtstreeks aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking door te geven, voor zover dit technisch haalbaar is voor ons.

vii. Het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering

Wij zullen uw persoonsgegevens niet gebruiken om volledig geautomatiseerde besluitvorming uit te voeren die op u van invloed is.

10.2.  Hoe u uw rechten of die van uw kind kunt uitoefenen

Om de hierboven vermelde rechten uit te oefenen kunt u ons een schriftelijk verzoek sturen:

  • per mail: dpo@bdo.be
  • op het volgend postadres: Ter attentie van de DPO, The British School of Brussels (BSB) Pater Dupierreuxlaan 1, 3080 Tervuren, België

Bij de uitoefening van uw recht verzoeken wij u duidelijk aan te geven op welk recht u beroep wenst aan te tekenen en welke verwerkingshandelingen u zich verzet of welke toestemming u wenst in te trekken.

Belangrijk bericht aan de ouders: alvorens te antwoorden op een vraag over de persoonsgegevens van uw kind, zullen we overwegen of uw kind volwassen genoeg is om zijn of haar rechten te begrijpen. Wanneer een kind niet rijp genoeg wordt geacht, kan een volwassene met ouderlijke verantwoordelijkheid de gegevensbeschermingsrechten van het kind namens hem uitoefenen. Als we er zeker van zijn dat uw kind zijn of haar rechten begrijpt, dan zullen we in principe alleen direct reageren op uw kind. In dat geval bieden wij u als ouder de mogelijkheid om de rechten van uw kind namens hen uit te oefenen als uw kind daar toestemming voor geeft of als blijkt dat dit in het belang van uw kind is.

11. Hoe kunt u vragen of klachten indienen?

Als u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via de volgende kanalen:

  • per e-mail: dpo@bdo.be
  • op het volgend postadres: Ter attentie van de DPO, The British School of Brussels (BSB) Pater Dupierreuxlaan 1, 3080 Tervuren, België

Als u niet tevreden bent met ons antwoord, als u opmerkingen hebt over de uitoefening van uw rechten of als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de wetgeving, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie hierover is te vinden op https://www.dataprotectionauthority.be/

12. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze Verklaring wijzigen of aanvullen indien wij dit noodzakelijk achten. Indien er belangrijke wijzigingen worden aangebracht aan deze Verklaring, zullen wij u hiervan ook op de hoogte stellen. We raden u ook aan deze Verklaring regelmatig door te lezen om te zien hoe we uw persoonsgegevens of die van uw kind verwerken en beschermen.

 

26/6/2018

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Deze site gebruikt cookies. Door uw bezoek aan deze site voort te zetten, gaat u akkoord met ons beleid inzake het gebruik van cookies.