Met deze verklaring (hierna de “Verklaring” genoemd) willen wij u meedelen waarom en hoe uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door de British School of Brussels (“BSB”), een organisatie zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel in België aan de Pater Dupierreuxlaan 1, 3080 Tervuren, en ingeschreven bij de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0408.705.045 (hierna gezamenlijk “Wij” of “de School” genoemd).
Onze contactgegevens zijn te vinden in punt 11 van deze Verklaring.
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die wij opvragen en gebruiken. Als Gegevensbeheerder nemen wij de maatregelen die ervoor zorgen dat u:
We hebben ook een Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld. Dit is een expert op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, die een extra garantie biedt voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens door ons. U kunt contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming via de kanalen die worden beschreven in punt 11 van deze Verklaring.
Deze verklaring heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door de school met betrekking tot toekomstige, huidige en vroegere leerlingen en hun ouders (hierna “u” genoemd en, wanneer het gaat om de relatie van een ouder met zijn of haar kind, “uw kind“).
‘Persoonsgegevens’ betekent alle informatie die betrekking heeft op u als een bepaalde levende natuurlijke persoon. De persoonsgegevens die wij verzamelen, verwerken en opslaan, omvatten onder meer informatie zoals:
We verzamelen en verwerken ook de zogenaamde gevoelige gegevens, namelijk:
De school zal uw persoonsgegevens verwerken voor een reeks contractuele, wettelijke en openbare of legitieme doeleinden, waaronder het volgende:
Onze website www.britishschool.be maakt gebruik van cookies, kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen, en soortgelijke technologieën. Meer informatie over het gebruik van cookies vindt u in onze Cookieverklaring, zoals deze beschikbaar is gesteld op de hiervoor genoemde website.
We moeten een geldige wettelijke basis hebben om persoonsgegevens te kunnen verwerken. Er zijn zes wettelijke gronden voor verwerking beschikbaar. Minstens een van hen moet van toepassing zijn wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken:
Geen enkele basis is ‘beter’ of belangrijker dan de andere. Welke basis het meest geschikt is om te gebruiken hangt af van het doel van de verwerking en onze relatie met u.
Wij zijn van mening dat de verwerking van uw persoonsgegevens voor de doeleinden die worden genoemd in punt 4 van deze verklaring ofwel noodzakelijk is voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen met u (bijv. om de opleiding, ervaring en het welzijn van uw kind te beheren terwijl het school loopt aan de BSB), ofwel noodzakelijk is voor de naleving van een wettelijke verplichting (bijv. visumcontrole), of noodzakelijk is voor de uitvoering van taken die we uitvoeren in het algemeen belang (bijv. onderwijs en onderzoek), of noodzakelijk is voor het nastreven van de legitieme belangen van de school of een externe organisatie (bijv. om relevante nieuwsbrieven te verspreiden).
Als we uw toestemming nodig hebben voor een specifiek gebruik van uw persoonsgegevens, zullen we deze te zijner tijd verzamelen en kunt u deze te allen tijde intrekken. In het geval dat wij uw toestemming nodig hebben bij een bepaalde verwerkingsactiviteit, wordt er een toestemmingsformulier aan u, d.w.z. ouders en/of volwassen studenten, verstrekt onder een van de volgende vormen:
Wanneer wij om gevoelige informatie vragen, zoals informatie over uw nationaliteit, godsdienst of gezondheid/ handicap, hebt u normaal gesproken de mogelijkheid uw toestemming te weigeren door deze niet te verstrekken.
De school zal uw gegevens delen met de volgende personen en/of entiteiten:
Aangezien dergelijke derden toegang hebben tot persoonsgegevens in het kader van de diensten en/of producten waarom wij hebben verzocht, en wij ervoor zorgen dat technische, organisatorische en contractuele maatregelen worden genomen zodat uw persoonsgegevens alleen zullen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld in punt 3 van deze verklaring.
Uw gegevens worden in principe niet buiten de EU getransporteerd. We zullen er in ieder geval voor zorgen dat de wettelijke minimumvereisten en veiligheidsnormen te allen tijde worden nageleefd. Als we vermoeden dat uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en verwerkt, zullen we ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gebruikt als binnen de EU, bijvoorbeeld door met die niet-EU-entiteiten contracten te sluiten volgens een model dat is goedgekeurd door de Europese Commissie. Als hetzelfde beschermingsniveau niet kan worden gegarandeerd, vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming voordat uw gegevens of die van uw kind buiten de EU worden doorgegeven.
Voor internationale reizen buiten de EU die de school voor uw kind organiseert, zal er altijd contact met u worden opgenomen. De toestemming wordt, indien nodig, beperkt in tijd en inhoud.
Wij slaan uw gegevens alleen op voor zover dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens worden gebruikt, zoals vermeld in punt 4 van deze Verklaring. Zodra uw gegevens niet langer nodig zijn en wij geen wettelijke verplichting meer hebben om ze te bewaren, wissen we ze permanent of,
Aangezien de noodzaak om gegevens te bewaren kan verschillen naar gelang van het soort gegevens en het doel van de verwerking, kunnen de werkelijke bewaartermijnen aanzienlijk verschillen.
Wij kunnen u hierbij meedelen dat wij bij het bepalen van de bewaartermijnen onder andere rekening houden met de volgende criteria:
Uw persoonsgegevens worden in ieder geval zolang als nodig bewaard en gebruikt om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of om onze overeenkomsten af te dwingen.
Uw persoonsgegevens worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, onbedoelde of onrechtmatige toegang of enige andere onbevoegde verwerking.
i. Het recht op toegang tot de persoonsgegevens van u of uw kind
U hebt recht op toegang tot en inzage in de door ons verwerkte persoonsgegevens van u of uw kind. Op verzoek bezorgen wij u gratis een kopie van uw persoonsgegevens in dit verband.
ii. Het recht om uw persoonsgegevens of die van uw kind te corrigeren
U hebt te allen tijde het recht om onjuiste, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten wissen of corrigeren. Als u de juistheid van uw persoonsgegevens of die van uw kind betwist, kunt u verzoeken om een beperking van de verwerking ervan gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van uw persoonsgegevens te verifiëren.
iii. Het recht om uw toestemming in te trekken
Als de verwerking op uw toestemming is gebaseerd, hebt u het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.
iv. Het recht om bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
Als uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een openbaar belang of ons legitieme belang (bijvoorbeeld voor statistische doeleinden), hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Wij zullen de persoonsgegevens dan niet langer verwerken, tenzij
Als u bezwaar hebt gemaakt tegen een verwerking, kunt u ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken in afwachting van de verificatie of onze legitieme gronden voorrang hebben op die van u.
v. Het recht om uw persoonsgegevens of die van uw kind te laten wissen
U hebt er recht op dat uw persoonsgegevens worden gewist. Op basis hiervan kunt u, als u geen relatie meer met ons wenst te hebben, ons vragen uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken. We kunnen echter persoonsgegevens bewaren die nodig zijn voor bewijsdoeleinden. Op grond van dit recht op verwijdering hebt u ook het recht om ons te allen tijde te vragen uw persoonsgegevens niet langer te gebruiken die worden verwerkt op basis van uw toestemming of onze legitieme belangen. Vanwege legitieme belangen kunnen wij uw persoonsgegevens blijven verwerken na afweging van uw belangen tegen die van ons, tenzij u besluit uw relatie met ons te beëindigen.
vi. Het recht op gegevensportabiliteit
Met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming, of omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van uw overeenkomst met ons, kunt u ons vragen om uw persoonsgegevens of die van uw kind aan u door te geven – in een gestructureerde, algemeen gebruikte en digitale vorm – zodat u uw gegevens voor persoonlijk (her)gebruik kunt bewaren, of om deze gegevens rechtstreeks aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking door te geven, voor zover dit technisch haalbaar is voor ons.
vii. Het recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming, met inbegrip van profilering
Wij zullen uw persoonsgegevens niet gebruiken om volledig geautomatiseerde besluitvorming uit te voeren die op u van invloed is.
Om de hierboven vermelde rechten uit te oefenen kunt u ons een schriftelijk verzoek sturen:
Bij de uitoefening van uw recht verzoeken wij u duidelijk aan te geven op welk recht u beroep wenst aan te tekenen en welke verwerkingshandelingen u zich verzet of welke toestemming u wenst in te trekken.
Belangrijk bericht aan de ouders: alvorens te antwoorden op een vraag over de persoonsgegevens van uw kind, zullen we overwegen of uw kind volwassen genoeg is om zijn of haar rechten te begrijpen. Wanneer een kind niet rijp genoeg wordt geacht, kan een volwassene met ouderlijke verantwoordelijkheid de gegevensbeschermingsrechten van het kind namens hem uitoefenen. Als we er zeker van zijn dat uw kind zijn of haar rechten begrijpt, dan zullen we in principe alleen direct reageren op uw kind. In dat geval bieden wij u als ouder de mogelijkheid om de rechten van uw kind namens hen uit te oefenen als uw kind daar toestemming voor geeft of als blijkt dat dit in het belang van uw kind is.
Als u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens, neem dan contact met ons op via de volgende kanalen:
Als u niet tevreden bent met ons antwoord, als u opmerkingen hebt over de uitoefening van uw rechten of als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de wetgeving, dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie hierover is te vinden op https://www.dataprotectionauthority.be/
Wij kunnen deze Verklaring wijzigen of aanvullen indien wij dit noodzakelijk achten. Indien er belangrijke wijzigingen worden aangebracht aan deze Verklaring, zullen wij u hiervan ook op de hoogte stellen. We raden u ook aan deze Verklaring regelmatig door te lezen om te zien hoe we uw persoonsgegevens of die van uw kind verwerken en beschermen.
26/6/2018